Referenssit

Asiakkaidemme kertomaa

Referenssit

Castrén & Snellman

Casper kertoo lomasuunnitelmat

Asianajotoimisto Castrén & Snellmanin henkilöstö hämmästyi lukiessaan tammikuussa 2013 sisäistä tiedotetta. Tiedotteen mukaan henkilöstöhallintoon oli rekrytoitu joku Casper. Pian kuitenkin selvisi, että Casper ei ollut uusi miestyöntekijä, vaan edistyksellinen HR-järjestelmä.

”Uskalsimme kertoa Casperista leikkisästi. Järjestelmä on räätälöity käyttäjille sekä hyödylliseksi että mukavaksi käyttää”, sanoo henkilöstöjohtaja Outi Ruohola.

Castrén & Snellman vaalii kaikessa toiminnassaan huippulaatua. Siksi toimisto valitsi järjestelmän, joka täytti korkeatasoiset vaatimukset.

”Halusimme parantaa tiedonkulkua ja automatisoida rutiineja esimiesten, työntekijöiden ja HR-tiimin arjessa. Myös itsepalvelumahdollisuuksien avaaminen oli tärkeää”, sanoo Ruohola.

Yhteistyössä Arc Technologyn kanssa syntyi Casper, Castrén & Snellmanille räätälöity henkilötiedon hallintajärjestelmä.

Vaivatonta lomasuunnittelua

Lomasuunnittelu on yksi niistä toiminnoista, jotka haluttiin Casperin avulla saada sujumaan entistä nopeammin ja vaivattomammin. Aiemmin Castrén & Snellmanin henkilöstön lomatoiveet kerättiin paperisille lomalistoille. Ne kiertelivät ryhmissä useita päiviä.

Kun lomatoiveet oli merkitty listoille, HR siirsi tiedot sähköisiin Excel-taulukoihin. Palkanlaskenta syötti lomapäivät omaan rekisteriinsä.

Nyt koko lomaprosessi on Casperissa.

”Työntekijä syöttää lomatoiveensa järjestelmään. Yhdellä klikkauksella hän lähettää esimiehelle viestin, jotta tämä tietää käsitellä lomatoiveen. Nopeaa, vaivatonta ja luotettavaa” , summaa Ruohola.

Kun esimies on hyväksynyt loman, kaikki on valmista. Casper ja palkkajärjestelmä pitävät käyttäjien puolesta kirjaa kertyneistä ja käytetyistä lomapäivistä.

Lomatiedot ovat aina ajan tasalla. Jokainen pystyy hetkessä tarkistamaan, paljonko itsellä on lomapäiviä käytettävissä.

Arc avasi pullonkaulat

Uusi järjestelmä säästää Castrén & Snellmanilla aikaa jokaisena työpäivänä.

Lomasuunnittelun haasteena oli aiemmin yksittäisten suunnitelmien kokoaminen yhteen. Se tehtiin manuaalisesti, ilman järjestelmiä. Yhteenvetoa tarvitaan, jotta saadaan varmistettua lomakaudelle riittävä miehitys. Näin palvelut ovat kattavasti saatavilla myös loma-aikoina.

”Casperin ansiosta suunnittelu on muuttunut helpoksi. Koko henkilökunnan lomat näkyvät järjestelmän lomataulukossa kaikille”, sanoo Ruohola.

Erilaisilla hakutoiminnoilla voidaan tarkastella, onko tiettynä ajankohtana paikalla riittävästi kokeneita osaajia. Lomasuunnitelmaan voi lisätä myös tiedon siitä, kuka toimii sijaisena loman aikana.

Tietoturva ja paperittomuus plussaa

Casper keskustelee sujuvasti muiden Castrén & Snellmanin järjestelmien kanssa. Esimerkiksi palkkajärjestelmän, verkkosivujen ja intranetin tietoja päivitetään Casperin avulla.

Sähköisessä järjestelmässä tiedot ovat paremmassa turvassa kuin paperimapeissa.

”HR:n paperittomuus vahvistaa myös ympäristöä huomioivaa Green Office -toimintaamme”, toteaa Ruohola.

Castrén & Snellmanilla työskentelee noin 260 henkilöä. Vuonna 1888 perustettu yritys on Suomen johtavia asianajotoimistoja. Yrityksellä on Helsingin ohella toimipisteet Moskovassa ja Pietarissa.

Entä mistä henkilöstötiedon järjestelmä Casper sai persoonallisen nimensä? Tietysti henkilöstöstä: nimi koostuu sanoista Castrén & Snellman Personnel.

Sinebrychoff

Järjestelmä tuo ryhtiä työhön

Perinteikäs panimoyhtiö Sinebrychoff on henkilöstöjohtamisessaan sähköisen tehokas. Kun arkirutiinit toimivat itsepalveluna, HR:llä on mahdollisuus tukea esimiehiä vahvemmin ja kehittää johtamista.

”Nyt meillä on kaikki tiedot samassa paikassa niiden henkilöiden saatavilla, jotka tietoa tarvitsevat”, sanoo HR-koordinaattori Ari Kemppainen.

Jokaisen työntekijän tiedot on tallennettu HR-järjestelmään. Pääosin tiedot voi tallentaa itse, kertasyötön ja itsepalvelun periaatteita hyödyntäen. Jatkuvasti päivittyvä tieto on saatavilla nopeasti ja helposti niin esimiesten kuin palkkahallinnon tarpeisiin.

Työelinkaaren hallinnan ohella Sinebrychoffin järjestelmällä ohjataan rekrytointia, suoritusten johtamista ja henkilöstön kehittämistä. Järjestelmä sovitettiin Arc People -ratkaisusta omiin HR-prosesseihin sopivaksi. Näin ratkaisu sopeutui yrityksen tarpeisiin, eikä päinvastoin.

”Valitsimme omat, totutut prosessimme sähköisesti käytettäviksi”, sanoo Kemppainen.

Helppokäyttöinen ratkaisu

Järjestelmän käyttö on Kemppaisen mukaan helppoa, sillä toiminnot laadittiin selkeiksi. Arkirutiineihin saatiin suuri apu sähköisistä muistutuksista. Niitä käyttämällä esimies on aina ajan tasalla tehtyjen ylitöiden määristä tai määräaikaisten työsuhteiden tilanteesta.

”Järjestelmä tuo ryhtiä työhön. Esimerkiksi kehityskeskustelut käydään nyt aina samalla tavalla. Keskustelujen tai vaikkapa rekrytointien etenemistä voi seurata raportointityökalun avulla”, sanoo Kemppainen.

Tietojen automaattinen liikkuvuus on Kemppaisen mielestä suuri etu. Joka yö data siirtyy Arc People HR-järjestelmästä palkanlaskentaan ja työvuorosuunnitteluun. Myös yhteys emoyhtiö Carlsbergin HR-järjestelmään toimii sujuvasti.

Sinebrychoff on Pohjoismaiden vanhin toimiva panimo. Yritys on johtava oluiden, siidereiden sekä virvoitus- ja energiajuomien valmistaja Suomessa. Päätoimipiste on Keravalla ja henkilöstömäärä on 800. Yrityksellä on ollut Arc-järjestelmä käytössä jo vuodesta 2006 alkaen.

Eteva

Etevan HRM-järjestelmä tukee ja tehostaa henkilöstöhallinnan prosesseja

”Etevan HRM-järjestelmä on henkilöstöä, esimiehiä ja HR-yksikköä varten. Se tukee Etevan henkilöstöprosesseja ja tuottaa henkilöstötietoa koko palvelussuhteen elinkaaren ajalta. Virheet ovat vähentyneet ja läpimenoajat lyhentyneet. Järjestelmä antaa kattavasti tietoa Etevan strategiseen henkilöstöjohtamiseen”, iloitsee Etevan HR-päällikkö Iiris Hyppänen.

Eteva kuntayhtymä on suomalainen vammaispalvelujen tuottaja. Eteva tuottaa palveluja vuosittain noin 1600 vammaiselle ja kehitysvammaiselle henkilölle. Palveluja on myös mielenterveyskuntoutujille ja muille erityistä tukea tarvitseville henkilöille. Etevassa työskentelee 1300 henkilöä yli 22 kunnassa.
Etevan HR-prosessien sähköistäminen alkoi vuonna 2010. Aiemmin loma-anomukset, sairaslomailmoitukset ja uusien työsopimusten kirjoittaminen tehtiin paperilomakkeilla, usein esimiesten toimesta.

Nykyään selainpohjainen Arc Kide järjestelmä tukee esimiestyöskentelyä monin tavoin. Etevan Kide-järjestelmän perustana toimii resurssirekisteri, jonne on kirjattu kaikki Etevan työ- ja virkasuhteet. Vakanssirekisteri toimii pohjana rekrytointiesityksissä, hakuilmoitusten käsittelyssä sekä työsopimusprosessissa. Etevan organisaatiolle tyypilliset päällekkäiset palvelussuhteet ja sijaisuudet hallinnoidaan Kide-järjestelmän avulla.

Uusien työntekijöiden rekrytointivaiheessa järjestelmä tarjoaa monipuoliset välineet hakemusten analysointiin. Ohjattu työsopimuksen luominen sähköisesti varmistaa, että työsopimukseen täytetään tarvittavat tiedot. Etevassa työsopimusten käsittelyssä läpimenoajat ovat nopeutuneet sähköisen käsittelyn myötä.

Työsopimuksen luomisen jälkeen Kide-järjestelmä lähettää uuden työntekijän tiedot Etevan palkkajärjestelmään, jossa palvelussuhdetiedot luodaan palkanmaksua varten. Lisäksi Active Directory -integraatio perustaa uudelle työntekijälle sähköpostitilin sekä luo tarvittavat käyttöoikeudet verkkoresursseihin.

Arc Kide -järjestelmän monipuoliset raportointiominaisuudet ovat muuttaneet Etevan henkilöstöjohtamista merkittävästi sekä esimiesten että ylimmän johdon tasolla. Raportit mm. poissaoloista, resurssien täytöstä sekä osaamisesta tukevat henkilöstötiedon analysointia ja strategista suunnittelua sekä päivittäistä työtä. Henkilöstödata on jatkuvasti saatavilla.

Työntekijät näkevät järjestelmästä mm. omat tietonsa, lomaoikeudet sekä tekemiensä esitysten (poissaolot, vuosilomat yms.) tilat. Kehityskeskusteluraporttien, pätevyyshälytysten ja koulutustarjonnan myötä työntekijät saavat tukea oman osaamisensa kehittämiseen ja ylläpitämiseen.

”Järjestelmä on muuttanut Etevan toimintatapoja merkittävästi.” vetää yhteen Etevan Iiris Hyppänen.

Seuraa meitä somessa

Pääkonttorimme sijaitsee Espoon Otaniemessä osoitteessa

Tekniikantie 14,
02150 Espoo,
Innopoli 2, 4 krs

Kuopion toimistomme sijaitsee osoitteessa

Microkatu 1,
70210 Kuopio
Technopolis

info [at] arctechno.com

Arc: +358 9 4242 990
Support: +358 40 0900 085