Referenssit

Castrén & Snellman
Casper kertoo lomasuunnitelmat

Asianajotoimisto Castrén & Snellmanin henkilöstö hämmästyi lukiessaan tammikuussa 2013 sisäistä tiedotetta. Tiedotteen mukaan henkilöstöhallintoon oli rekrytoitu joku Casper. Pian kuitenkin selvisi, että Casper ei ollut uusi miestyöntekijä, vaan edistyksellinen HR-järjestelmä.

”Uskalsimme kertoa Casperista leikkisästi. Järjestelmä on räätälöity käyttäjille sekä hyödylliseksi että mukavaksi käyttää”, sanoo henkilöstöjohtaja Outi Ruohola.

Castrén & Snellman vaalii kaikessa toiminnassaan huippulaatua. Siksi toimisto valitsi järjestelmän, joka täytti korkeatasoiset vaatimukset.

”Halusimme parantaa tiedonkulkua ja automatisoida rutiineja esimiesten, työntekijöiden ja HR-tiimin arjessa. Myös itsepalvelumahdollisuuksien avaaminen oli tärkeää”, sanoo Ruohola.

Yhteistyössä Arc Technologyn kanssa syntyi Casper, Castrén & Snellmanille räätälöity henkilötiedon hallintajärjestelmä.

Vaivatonta lomasuunnittelua

Lomasuunnittelu on yksi niistä toiminnoista, jotka haluttiin Casperin avulla saada sujumaan entistä nopeammin ja vaivattomammin. Aiemmin Castrén & Snellmanin henkilöstön lomatoiveet kerättiin paperisille lomalistoille. Ne kiertelivät ryhmissä useita päiviä.

Kun lomatoiveet oli merkitty listoille, HR siirsi tiedot sähköisiin Excel-taulukoihin. Palkanlaskenta syötti lomapäivät omaan rekisteriinsä.

Nyt koko lomaprosessi on Casperissa.

”Työntekijä syöttää lomatoiveensa järjestelmään. Yhdellä klikkauksella hän lähettää esimiehelle viestin, jotta tämä tietää käsitellä lomatoiveen. Nopeaa, vaivatonta ja luotettavaa” , summaa Ruohola.

Kun esimies on hyväksynyt loman, kaikki on valmista. Casper ja palkkajärjestelmä pitävät käyttäjien puolesta kirjaa kertyneistä ja käytetyistä lomapäivistä.

Lomatiedot ovat aina ajan tasalla. Jokainen pystyy hetkessä tarkistamaan, paljonko itsellä on lomapäiviä käytettävissä.

Arc avasi pullonkaulat

Uusi järjestelmä säästää Castrén & Snellmanilla aikaa jokaisena työpäivänä.

Lomasuunnittelun haasteena oli aiemmin yksittäisten suunnitelmien kokoaminen yhteen. Se tehtiin manuaalisesti, ilman järjestelmiä. Yhteenvetoa tarvitaan, jotta saadaan varmistettua lomakaudelle riittävä miehitys. Näin palvelut ovat kattavasti saatavilla myös loma-aikoina.

”Casperin ansiosta suunnittelu on muuttunut helpoksi. Koko henkilökunnan lomat näkyvät järjestelmän lomataulukossa kaikille”, sanoo Ruohola.

Erilaisilla hakutoiminnoilla voidaan tarkastella, onko tiettynä ajankohtana paikalla riittävästi kokeneita osaajia. Lomasuunnitelmaan voi lisätä myös tiedon siitä, kuka toimii sijaisena loman aikana.

Tietoturva ja paperittomuus plussaa

Casper keskustelee sujuvasti muiden Castrén & Snellmanin järjestelmien kanssa. Esimerkiksi palkkajärjestelmän, verkkosivujen ja intranetin tietoja päivitetään Casperin avulla.

Sähköisessä järjestelmässä tiedot ovat paremmassa turvassa kuin paperimapeissa.

”HR:n paperittomuus vahvistaa myös ympäristöä huomioivaa Green Office -toimintaamme”, toteaa Ruohola.

Castrén & Snellmanilla työskentelee noin 260 henkilöä. Vuonna 1888 perustettu yritys on Suomen johtavia asianajotoimistoja. Yrityksellä on Helsingin ohella toimipisteet Moskovassa ja Pietarissa.

Entä mistä henkilöstötiedon järjestelmä Casper sai persoonallisen nimensä? Tietysti henkilöstöstä: nimi koostuu sanoista Castrén & Snellman Personnel.

Eteva
Etevan HRM-järjestelmä tukee ja tehostaa henkilöstöhallinnan prosesseja

”Etevan HRM-järjestelmä on henkilöstöä, esimiehiä ja HR-yksikköä varten. Se tukee Etevan henkilöstöprosesseja ja tuottaa henkilöstötietoa koko palvelussuhteen elinkaaren ajalta. Virheet ovat vähentyneet ja läpimenoajat lyhentyneet. Järjestelmä antaa kattavasti tietoa Etevan strategiseen henkilöstöjohtamiseen”, iloitsee Etevan HR-päällikkö Iiris Hyppänen.

Eteva kuntayhtymä on suomalainen vammaispalvelujen tuottaja. Eteva tuottaa palveluja vuosittain noin 1600 vammaiselle ja kehitysvammaiselle henkilölle. Palveluja on myös mielenterveyskuntoutujille ja muille erityistä tukea tarvitseville henkilöille. Etevassa työskentelee 1300 henkilöä yli 22 kunnassa.
Etevan HR-prosessien sähköistäminen alkoi vuonna 2010. Aiemmin loma-anomukset, sairaslomailmoitukset ja uusien työsopimusten kirjoittaminen tehtiin paperilomakkeilla, usein esimiesten toimesta.

Nykyään selainpohjainen Arc Kide järjestelmä tukee esimiestyöskentelyä monin tavoin. Etevan Kide-järjestelmän perustana toimii resurssirekisteri, jonne on kirjattu kaikki Etevan työ- ja virkasuhteet. Vakanssirekisteri toimii pohjana rekrytointiesityksissä, hakuilmoitusten käsittelyssä sekä työsopimusprosessissa. Etevan organisaatiolle tyypilliset päällekkäiset palvelussuhteet ja sijaisuudet hallinnoidaan Kide-järjestelmän avulla.

Uusien työntekijöiden rekrytointivaiheessa järjestelmä tarjoaa monipuoliset välineet hakemusten analysointiin. Ohjattu työsopimuksen luominen sähköisesti varmistaa, että työsopimukseen täytetään tarvittavat tiedot. Etevassa työsopimusten käsittelyssä läpimenoajat ovat nopeutuneet sähköisen käsittelyn myötä.

Työsopimuksen luomisen jälkeen Kide-järjestelmä lähettää uuden työntekijän tiedot Etevan palkkajärjestelmään, jossa palvelussuhdetiedot luodaan palkanmaksua varten. Lisäksi Active Directory -integraatio perustaa uudelle työntekijälle sähköpostitilin sekä luo tarvittavat käyttöoikeudet verkkoresursseihin.

Arc Kide -järjestelmän monipuoliset raportointiominaisuudet ovat muuttaneet Etevan henkilöstöjohtamista merkittävästi sekä esimiesten että ylimmän johdon tasolla. Raportit mm. poissaoloista, resurssien täytöstä sekä osaamisesta tukevat henkilöstötiedon analysointia ja strategista suunnittelua sekä päivittäistä työtä. Henkilöstödata on jatkuvasti saatavilla.

Työntekijät näkevät järjestelmästä mm. omat tietonsa, lomaoikeudet sekä tekemiensä esitysten (poissaolot, vuosilomat yms.) tilat. Kehityskeskusteluraporttien, pätevyyshälytysten ja koulutustarjonnan myötä työntekijät saavat tukea oman osaamisensa kehittämiseen ja ylläpitämiseen.

”Järjestelmä on muuttanut Etevan toimintatapoja merkittävästi.” vetää yhteen Etevan Iiris Hyppänen.

Ruokolahden kunta
Ruokolahden kunta käytti GDPR:n hyödykseen ja paransi asiakaskokemustaan

Matti Backman vastaa 5 200 asukkaan kokoisen Ruokolahden kunnan IT-palveluista tieto- ja viestintätekniikkapäällikön tittelillä. Työntekijöitä kunnalla on 180 ja Backmanin mukaan erilaisia rekistereitä on ”julmettu määrä”.

”GDPR teettää työtä todella paljon. Tämän voi ajatella kahdella tapaa. Joko sen ottaa puhtaasti ylimääräisenä pakollisena jumppana, joka pitää paperien ja toimintatapojen osalta hoitaa kuntoon tai sitten sitä voi ajatella niin, että otetaan tästä kaikki hyöty irti ja kehitetään samalla prosesseja ja toimintatapoja. Meidän tavoitteemme on, että tämän avulla saisimme taattua kuntalaisille tasalaatuisen, entistä paremman asiakaskokemuksen IT-palveluissa”, Backman kuvaa. Tavoitteeseen pyritään mm. rekisterien perkauksen yhteydessä tietovirtojen kuvauksella ja päällekkäisten toimintojen poistamisella.

Ruokolahden kunta käytti Arcin GDPR-esiselvityspalvelua apunaan toimenpidelistauksen luonnissa ja niiden priorisoinnissa. Matin johdolla oli tehty paljon esiselvitystyötä jo ennen Arcinkin apua, mutta silti ulkopuolisen asiantuntijan avusta oli suuri hyöty. ”Ulkopuolinen ammattilainen näkee asioita, joita ei välttämättä itse havaita, kuten esimerkiksi meidän tapauksessamme kävi ilmi, että eräs rekisteri muodostikin huomaamattamme korkean riskin”, Backman kertoo yhteistyöstä Arcin kanssa.

Ruokolahden kunnan GDPR-esiselvityksen toteutti Arcin konsultti Leena Kangas. ”Ruokolahdella oli paljon jo ehditykkin tehdä töitä ja Matti oli käynyt useissa GDPR-koulutuksissa, joten yhteistyömme lähti liikkeelle vähän niinkuin kolleegoiden kesken. Ruokolahdenkin tapauksessa asiakasta hyödytti asiakaskohtaisesti tekemämme GAP-analyysi ja sen perusteella luotu toimenpide-ehdotus. Näitä kahta dokumenttia asiakas voi sitten käyttää materiaalina myös osoitusvelvollisuuden täyttämisessä”, Kangas sanoo ja painottaa sitä, että Arcin tarkoitus on tuoda asiakkaalle konkretiaa esiselvitysvaiheeseen.

Backman kiittää Arcia selvitystyössä eritoten siitä, että se oli hyvin paneutunut nimenomaan Ruokolahden tilanteeseen ja aineistoon, eikä perustunut yleistyksiin tai oletuksiin. Kankaan mukaan tämä asiakaskohtaisuuden huomionti syntyy juuri siitä, että GAP-analyysi tehdään standardisoituun tarkastuslistaan perustuen, mutta kohdentaen se koko asiakkaan käytössä olevaan aineistoon. Siksi standardihintaisen 3 000 euron arvoinen esiselvitys on rajattu kymmeneen rekisteriin.

Backmanin mukaan seuraavaksi Ruokolahdella siirrytään tietosuojaselostusten viimeistelyn pariin sekä jatketaan loppuun menossa olevat henkilöstön koulutukset. Eri ohjelmistotoimittajien kanssa saatetaan myös loppuun sopimusneuvottelut tietosuoja-asetuksen vaatimien muutosten ja toimenpiteiden osalta.
”Suosittelen lämpimästi Arcin esiselvityspakettia, sille saatiin meillä kyllä rahalle vastinetta. Se todella tehtiin meidän materiaalista, tutustuen oikeasti meidän asiaan, ja sekä suullisesta että kirjallisesta raportoinnista näkee, että sen eteen on tehty töitä”, Backman toteaa lopuksi.

Savon koulutuskuntayhtymä
HR-järjestelmän kyselytyökalun monipuolinen hyödyntäminen

Savon koulutuskuntayhtymä, eli Sakky on käyttänyt Arc Technologyn HR-järjestelmää vuodesta 2004 lähtien monipuolisesti henkilöstöhallinnon ja henkilöstön kehittämisen tarpeisiin. Heillä HR-järjestelmä sisältää mm. henkilöstön perustietojen lisäksi paljon erilaisia HRD-prosesseja. Arcin HR-järjestelmän avulla Sakky toteuttaa esimerkiksi organisaation kehityskeskustelut, tavoitteiden asettamiset sekä niiden seurannat. Lisäksi heillä on käytössä työntekijöiden henkilökohtaiset kehityssuunnitelmat, roolipohjainen osaamisen hallinnan moduuli, koulutuskalenteri ja pätevyyksien sekä sertifikaattien hallinta. Näiden ohella myös HR-järjestelmän kyselytyökalu on ollut aktiivisessa käytössä.

Viimeisimmäksi HR-järjestelmän kysely-ympäristöä hyödynnettiin Sakkyllä työsuojeluvaalien äänestyksen toteuttamisessa. Sakkyn HR-järjestelmän pääkäyttäjä pystyi itsenäisesti rakentamaan haluamansa kaltaisen äänestyslomakkeen kyselytyökalun avulla. Kun kysely- tai tässä tapauksessa vaalilomake oli valmis, oli julkaisun aika. Vaalikutsut jaettiin järjestelmän avulla sähköpostilinkkeinä henkilöstölle ja jokaisella oli yksi ääni käytettävissään.

Sakkyn kokemukset työsuojeluvaalien äänestyksen toteuttamisesta HR-järjestelmän avulla olivat varsin positiiviset. Äänestys HR-järjestelmän avulla vapautti vaalien paikka- ja aikasidonnaisuudesta, jolloin esimerkiksi Sakkyn eri toimipisteistä oli mahdollista äänestää ilman toiselle paikkakunnalle matkustamista. Koska äänestys ei ollut fyysiseen ympäristöön sidottua, ei myöskään aikataululliset esteet koituneet ongelmaksi – jokainen äänestäjä pystyi antamaan äänensä itselle sopivana ajankohtana suoraan työpisteeltään.

Äänestyksen toteuttaminen HR-järjestelmän avulla säilytti myös kaikista oleellisimman, eli vaalisalaisuuden: yksittäisen äänestäjän valinta ei ollut nähtävissä edes pääkäyttäjälle. Arcin HR-järjestelmä mahdollistaa kaiken järjestelmässä olevan tiedon raportoinnin saman tien. Näin ollen myös äänestyksen tulos saatiin nopeasti selville äänestysajan päätyttyä yhtä nappia painamalla.

Tässä yksi asiakasesimerkki siitä, millaisissa eri tilanteissa Arcin HR-järjestelmän kyselytyökalua on mahdollista hyödyntää. Sakkylla kysely-ympäristö on ollut myös aktiivisessa käytössä myös opiskelijatyytyväisyyskyselyjen toteuttamisessa sekä erilaisissa yhteistyökyselyissä. Myöskin tämänkaltaisissa kyselyissä vastaajat kutsutaan vastaamaan sähköpostikutsulla ja pääkäyttäjällä on monipuolinen raportointimahdollisuus käytettävissään.

HAMK

Seuraa meitä somessa
Pääkonttorimme sijaitsee Espoon Otaniemessä osoitteessa

Tekniikantie 14,
02150 Espoo,
Innopoli 2, 4 krs

Kuopion toimistomme sijaitsee osoitteessa

Microkatu 1,
70210 Kuopio
Technopolis

info [at] arctechno.com
Arc: +358 9 4242 990
Support: +358 40 0900 085