Ruokolahden kunta käytti GDPR:n hyödykseen ja paransi asiakaskokemustaan

Ruokolahden kunta käytti GDPR:n hyödykseen ja paransi asiakaskokemustaan

Matti Backman vastaa 5 200 asukkaan kokoisen Ruokolahden kunnan IT-palveluista tieto- ja viestintätekniikkapäällikön tittelillä. Työntekijöitä kunnalla on 180 ja Backmanin mukaan erilaisia rekistereitä on ”julmettu määrä”.

”GDPR teettää työtä todella paljon. Tämän voi ajatella kahdella tapaa. Joko sen ottaa puhtaasti ylimääräisenä pakollisena jumppana, joka pitää paperien ja toimintatapojen osalta hoitaa kuntoon tai sitten sitä voi ajatella niin, että otetaan tästä kaikki hyöty irti ja kehitetään samalla prosesseja ja toimintatapoja. Meidän tavoitteemme on, että tämän avulla saisimme taattua kuntalaisille tasalaatuisen, entistä paremman asiakaskokemuksen IT-palveluissa”, Backman kuvaa. Tavoitteeseen pyritään mm. rekisterien perkauksen yhteydessä tietovirtojen kuvauksella ja päällekkäisten toimintojen poistamisella.

Ruokolahden kunta käytti Arcin GDPR-esiselvityspalvelua apunaan toimenpidelistauksen luonnissa ja niiden priorisoinnissa. Matin johdolla oli tehty paljon esiselvitystyötä jo ennen Arcinkin apua, mutta silti ulkopuolisen asiantuntijan avusta oli suuri hyöty. ”Ulkopuolinen ammattilainen näkee asioita, joita ei välttämättä itse havaita, kuten esimerkiksi meidän tapauksessamme kävi ilmi, että eräs rekisteri muodostikin huomaamattamme korkean riskin”, Backman kertoo yhteistyöstä Arcin kanssa.

Ruokolahden kunnan GDPR-esiselvityksen toteutti Arcin konsultti Leena Kangas. ”Ruokolahdella oli paljon jo ehditykkin tehdä töitä ja Matti oli käynyt useissa GDPR-koulutuksissa, joten yhteistyömme lähti liikkeelle vähän niinkuin kolleegoiden kesken. Ruokolahdenkin tapauksessa asiakasta hyödytti asiakaskohtaisesti tekemämme GAP-analyysi ja sen perusteella luotu toimenpide-ehdotus. Näitä kahta dokumenttia asiakas voi sitten käyttää materiaalina myös osoitusvelvollisuuden täyttämisessä”, Kangas sanoo ja painottaa sitä, että Arcin tarkoitus on tuoda asiakkaalle konkretiaa esiselvitysvaiheeseen.

Backman kiittää Arcia selvitystyössä eritoten siitä, että se oli hyvin paneutunut nimenomaan Ruokolahden tilanteeseen ja aineistoon, eikä perustunut yleistyksiin tai oletuksiin. Kankaan mukaan tämä asiakaskohtaisuuden huomionti syntyy juuri siitä, että GAP-analyysi tehdään standardisoituun tarkastuslistaan perustuen, mutta kohdentaen se koko asiakkaan käytössä olevaan aineistoon. Siksi standardihintaisen 3 000 euron arvoinen esiselvitys on rajattu kymmeneen rekisteriin.

Backmanin mukaan seuraavaksi Ruokolahdella siirrytään tietosuojaselostusten viimeistelyn pariin sekä jatketaan loppuun menossa olevat henkilöstön koulutukset. Eri ohjelmistotoimittajien kanssa saatetaan myös loppuun sopimusneuvottelut tietosuoja-asetuksen vaatimien muutosten ja toimenpiteiden osalta.
”Suosittelen lämpimästi Arcin esiselvityspakettia, sille saatiin meillä kyllä rahalle vastinetta. Se todella tehtiin meidän materiaalista, tutustuen oikeasti meidän asiaan, ja sekä suullisesta että kirjallisesta raportoinnista näkee, että sen eteen on tehty töitä”, Backman toteaa lopuksi.

Please follow and like us:
error
Taidot

Lähetetty

17.1.2019

Social media & sharing icons powered by UltimatelySocial
error

Enjoy this blog? Please spread the word :)