Castrén & Snellman – Casper kertoo lomasuunnitelmat

Castrén & Snellman – Casper kertoo lomasuunnitelmat

Asianajotoimisto Castrén & Snellmanin henkilöstö hämmästyi lukiessaan tammikuussa 2013 sisäistä tiedotetta. Tiedotteen mukaan henkilöstöhallintoon oli rekrytoitu joku Casper. Pian kuitenkin selvisi, että Casper ei ollut uusi miestyöntekijä, vaan edistyksellinen HR-järjestelmä.

”Uskalsimme kertoa Casperista leikkisästi. Järjestelmä on räätälöity käyttäjille sekä hyödylliseksi että mukavaksi käyttää”, sanoo henkilöstöjohtaja Outi Ruohola.

Castrén & Snellman vaalii kaikessa toiminnassaan huippulaatua. Siksi toimisto valitsi järjestelmän, joka täytti korkeatasoiset vaatimukset.

”Halusimme parantaa tiedonkulkua ja automatisoida rutiineja esimiesten, työntekijöiden ja HR-tiimin arjessa. Myös itsepalvelumahdollisuuksien avaaminen oli tärkeää”, sanoo Ruohola.

Yhteistyössä Arc Technologyn kanssa syntyi Casper, Castrén & Snellmanille räätälöity henkilötiedon hallintajärjestelmä.

Vaivatonta lomasuunnittelua

Lomasuunnittelu on yksi niistä toiminnoista, jotka haluttiin Casperin avulla saada sujumaan entistä nopeammin ja vaivattomammin. Aiemmin Castrén & Snellmanin henkilöstön lomatoiveet kerättiin paperisille lomalistoille. Ne kiertelivät ryhmissä useita päiviä.

Kun lomatoiveet oli merkitty listoille, HR siirsi tiedot sähköisiin Excel-taulukoihin. Palkanlaskenta syötti lomapäivät omaan rekisteriinsä.

Nyt koko lomaprosessi on Casperissa.

”Työntekijä syöttää lomatoiveensa järjestelmään. Yhdellä klikkauksella hän lähettää esimiehelle viestin, jotta tämä tietää käsitellä lomatoiveen. Nopeaa, vaivatonta ja luotettavaa” , summaa Ruohola.

Kun esimies on hyväksynyt loman, kaikki on valmista. Casper ja palkkajärjestelmä pitävät käyttäjien puolesta kirjaa kertyneistä ja käytetyistä lomapäivistä.

Lomatiedot ovat aina ajan tasalla. Jokainen pystyy hetkessä tarkistamaan, paljonko itsellä on lomapäiviä käytettävissä.

Arc avasi pullonkaulat

Uusi järjestelmä säästää Castrén & Snellmanilla aikaa jokaisena työpäivänä.

Lomasuunnittelun haasteena oli aiemmin yksittäisten suunnitelmien kokoaminen yhteen. Se tehtiin manuaalisesti, ilman järjestelmiä. Yhteenvetoa tarvitaan, jotta saadaan varmistettua lomakaudelle riittävä miehitys. Näin palvelut ovat kattavasti saatavilla myös loma-aikoina.

”Casperin ansiosta suunnittelu on muuttunut helpoksi. Koko henkilökunnan lomat näkyvät järjestelmän lomataulukossa kaikille”, sanoo Ruohola.

Erilaisilla hakutoiminnoilla voidaan tarkastella, onko tiettynä ajankohtana paikalla riittävästi kokeneita osaajia. Lomasuunnitelmaan voi lisätä myös tiedon siitä, kuka toimii sijaisena loman aikana.

Tietoturva ja paperittomuus plussaa

Casper keskustelee sujuvasti muiden Castrén & Snellmanin järjestelmien kanssa. Esimerkiksi palkkajärjestelmän, verkkosivujen ja intranetin tietoja päivitetään Casperin avulla.

Sähköisessä järjestelmässä tiedot ovat paremmassa turvassa kuin paperimapeissa.

”HR:n paperittomuus vahvistaa myös ympäristöä huomioivaa Green Office -toimintaamme”, toteaa Ruohola.

Castrén & Snellmanilla työskentelee noin 260 henkilöä. Vuonna 1888 perustettu yritys on Suomen johtavia asianajotoimistoja. Yrityksellä on Helsingin ohella toimipisteet Moskovassa ja Pietarissa.

Entä mistä henkilöstötiedon järjestelmä Casper sai persoonallisen nimensä? Tietysti henkilöstöstä: nimi koostuu sanoista Castrén & Snellman Personnel.

Please follow and like us:
Social media & sharing icons powered by UltimatelySocial

Enjoy this blog? Please spread the word :)