ARC PEOPLE

Arc People on käytössä suurissa, monikansallisissa organisaatioissa. Sen avulla voit keskittää henkilöstön perustiedot, ohjauksen ja johtamisen yhteen järjestelmään ja saat käyttöösi vahvan henkilöstöjohtamisen työkalun. Arc People laajenee sekä henkilöstön koon että tarvittavien HR- ja liiketoimintaprosessien mukaisesti.

ARC PEOPLE – SOPIVIN HR-JÄRJESTELMÄ

Työelinkaari HRM

Työsuhteen aloitus

Työsuhteen hallinta

Työsuhteen päättyminen

Henkilöstön kehittäminen HRD

Tavoitteet ja palkitseminen

Toimenkuvien hallinta

Kehityskeskustelu

Osaamisen hallinta

Kehittymissuunnittelu ja koulutusten hallinta

Suorituksen johtaminen

Sertifikaatit

CV-tietojen automatisointi

Työkyvyn hallinta

KIINNOSTUITKO? KYSY LISÄTIETOA

Työelinkaari HRM

Joustava tapa johtaa ihmisiä

Arc People kokoaa yhteen järjestelmään kaikki yrityksen henkilöstöön liittyvät tiedot, johtamisrakenteen sekä järjestelmän käyttövaltuudet. Muokattava, selainpohjainen ja helppokäyttöinen käyttöliittymä hallitsee työsuhteen elinkaaren prosessit, ja hoitaa lisäksi tiedon analysoinnin sekä raportoinnin.

Työsuhteen aloitus

Rekrytointi

Arc People tekee rekrytointiprosessista selkeän ja vaivattoman.
Sähköiset toimintamallit helpottavat työtä sekä säästävät rahaa ja työpanoksia tuottavampaan käyttöön ja varmistavat eri roolien sujuvan yhteistoiminnan. Järjestelmä kattaa koko prosessin rekrytointiluvan hankinnasta rekrytointiin ja hakijatietojen raportointiin. Järjestelmässä hoituvat rekrytointi-ilmoituksen teko, sähköisen hakemuksen jättö liitteineen ja linkityksineen sosiaaliseen mediaan sekä tietysti hakemusten käsittely ja luokittelu että hakijoille viestintä ja hakijoiden kommentointi.

Onnistuneen rekrytoinnin jälkeen rekrytoidun henkilön tiedot voidaan hakemuksesta siirtää suoraan järjestelmään ja luonnollisesti myös työsopimukselle. Muiden hakijoiden tiedoista voidaan rakentaa hakijapankki tulevia rekrytointeja varten ja luoda excel-yhteensopivia raportteja hakijoiden profiileista.

Perustiedot

Henkilöstön perus-, organisaatio- ja muiden henkilötietojen käsittely on toteutettu ryhmittelemällä tiedot henkilötietojen hallinnassa loogisiin välilehtiin; esimerkiksi henkilö-, työsuhde-, organisaatio-, koulutus-, työkokemus-, kurssi-, työväline- ja tunnustietoihin. Arc Peoplessa on valmiiksi tietyt perustiedot, mutta käyttöönottoprojektiin kuuluu perustietojen asiakaskohtaistaminen.

Arc Peoplen vahvuus on sen tiedon automatisointi, joka perustuu työntekijöiden itsepalveluun ja kertasyötön periaatteeseen – se kenellä tieto on, voi järjestelmässä aloittaa työketjun tai tehdä siihen liittyviä päätöksiä, sekä nähdä kaikki itsestään tehdyt päätökset ja muutokset. Arc Peoplen avulla työelinkaaren prosessin eri vaiheet sähköistetään siten, että käyttäjälle ei jää laajaa valinnanvaraa tai tulkinnan mahdollisuutta. Vahvin prosessia ohjaava määre on työehtosopimus ja työsuhteen muoto sekä laji.

Henkilöstön perustietoja voidaan täydentää integraatioiden kautta tuotavalla muulla informaatiolla, kuten loma-, poissaolojen kertymä- ja palkkatiedoilla. Näin työntekijöille, esimiehille, HR:lle ja johdolle tarjotaan kulloisessakin tilanteessa oikeaa tietoa päätöksenteon tueksi. Valmiita integraatiorajapintoja löytyykin lähes kaikkiin Suomessa käytettyihin palkka- ja työajanhallintajärjestelmiin. Integraatioiden valvonta on automatisoitu ja järjestelmän pääkäyttäjät saavat siitä säännöllisiä raportteja.

Kenttäkohtaisesti toimivat rooli- ja näköalaoikeudet varmistavat oikean tiedon näkymisen ja mahdollisimman laajan itsepalvelun. Henkilöstön perustietokentät on personoitu asiakkaan tarpeisiin, jolloin kaikkein tärkeimmät tiedot löytyvät varmasti.

Arc Peoplen sielu on sen työpöytä MyArc. Se on uudistettu totaalisesti vuonna 2015 ja sen avulla käyttäjä voi personoida käyttöliittymäänsä ja näin edesauttaa mukavan ja tehokkaan käyttökokemuksen syntymiseen. Työpöydällä hallitaan eri hyväksyntäketjujen todo-listoja, kuten hyväksymättömien työsopimusten, palkankorotusten tai vaikkapa kahden viikon päästä päättyvän määräaikaisen työsuhteen uusimisen osalta. Työpöydällä esitetään graafisina raportteina mm. poissaolotilastoja, kehityskeskustelujen ja osaamiskartoitusten statuksia sekä koulutusvähennyksien määriä.

Omaisuus

Arc Peoplella on helppoa pitää yrityksen omaisuudesta huolta. Järjestelmään voidaan kirjata erilaisia palveluja, tunnuksia ja tavaroita, kuten intratunnuksia, työpuhelimia, tietokoneita, autoetuja ynnä muuta. Asiakaskohtaisesti täytetyistä vaihtoehdoista valitaan kullekin käyttäjälle hänelle luovutettava omaisuus ja niiden luovutuspäivä. Tarvittaessa järjestelmän kautta voi myös tilata avainkortteja, työpuhelimia, yms. Työsuhteen päättyessä järjestelmän avulla on helppo huolehtia yrityksen omaisuuden palautumisesta ja tarvittavien tahojen kontaktoinnista.

Työsuhteen hallinta

Työsuhteen muutokset

Työsuhteen elinkaaren eri vaiheiden hallinta tapahtuu hyödyntäen Arc People -järjestelmässä olevia lomakkeita. Työsuhteen
alussa täytettyä työsopimusta voi päivittää, jolloin uudet tiedot päivittyvät ja vanhat historioituvat järjestelmään. Arc-järjestelmässä on myös mahdollista käyttää puuttumislomaketta, jolla annetaan työntekijälle varoitus tai huomautus. Lomakkeeseen kirjataan huomautuksen syy ja se hyväksytetään esimiehellä, HR:llä sekä kuitataan se vastaanottajalla.

Joidenkin tietoryhmäkokonaisuuksien muutoksia varten voi olla järkevää toteuttaa kokonaan erillinen muutoslomake. Esimerkkinä palkkaan liittyvien muutosten muutoslomake, jos järjestelmä on integroitu palkkajärjestelmään.

Muutoksiin voidaan kytkeä erilaisia hyväksyntäketjuja ja lähettää tietoa eteenpäin muille käyttäjille tai järjestelmille.

Organisaatiotietojen Ylläpito

Arc-järjestelmässä keskeinen rakenne on esimiesten ja alaisten hierarkia. Henkilöt kytketään lisäksi organisaatioon, jonka
avulla voidaan kohdentaa vaikka yritysstrategian jalkauttamista tai järjestelmän sääntöjä. Organisaatiorakenne on pääkäyttäjien ylläpidettävissä ja siitä voi luoda eri versioita eri kausille. Raportoinnin kautta on helppo vertailla organisaation osia ja porautua tarkemmin haluttuun tietoon.

Järjestelmässä on graafinen organisaatiokaavio, jota voi käyttää organisaation kokonaiskuvan visualisoinnin lisäksi keinona navigoida nopeasti halutun henkilön tietoihin.

Henkilötietojen raportointi

Arc –järjestelmän vakioraportteja ovat esimiesten ja HR:n käyttöön tarkoitetut henkilöstötietojen vakioraportti, sekä kaksi asiakaskohtaisesti valittavissa olevaa työpöydällä näytettävää graafista yhteenvetoraporttia, kuten esimerkiksi sairaspoissaolot viimeiseltä 12 kuukaudelta.

HR standardiraportti kertoo henkilöstön kokonaismäärän, jakauman työsuhdetyyppeittäin, sukupuoli- ja ikäjakauman, henkilöstön keski-iän ja henkilöstön vaihtuvuuden viimeisten 12 kk aikana. Raporttinäkymän kattavuus määräytyy raportoivan henkilön näköala- ja muiden oikeuksien rajauksen mukaisesti.

Arc –järjestelmän mukana tulee myös Pandora raportointityökalu, jolla asiakkaan raportointiin oikeutetut käyttäjät voivat toteuttaa omatoimisesti lukemattoman määrän erilaisia raporttipohjia ja ad-hoc raportteja järjestelmään tallennetuista henkilöstön tiedoista, myös historiatiedoista, erilaisilla hakukriteereillä. Raportteja on myös mahdollista jakaa toisille käyttäjille järjestelmän avulla ja haluttaessa käyttää raporttitoiminnallisuutta myös tietojen massapäivityksiin.

Poissaolojen anominen

Poissaolot anotaan lomien ja poissaolojen hallintaan tarkoitetulla Arc Time plannerilla. Poissaolon syyn erittelyä varten järjestelmään on tallennettu asiakaskohtainen valintalista poissaolon syyn vaihtoehdoista. Poissaoloanomuksen tallennuksen jälkeen henkilön esimiehelle lähtee poissaolon hyväksyntäpyyntö. Esimies hyväksyy tai hylkää anomuksen alaisensa työpöydällä. Esimies voi myös syöttää poissaolon alaisensa puolesta. Poissaolot esitetään taulukkomuotoisena näkymänä lomasuunnittelunäkymän tapaan.

Toteutuneiden poissaolojen osalta poissaolot–raportti näyttää yhteenvedon yksittäisen henkilön poissaoloista kuluvalta ja kahdelta aiemmalta vuodelta. Esimiehen työpöydällä oleva Poissaolotapahtumat -osio raportoi alaisten hyväksymättömät poissaolotapahtumat.

Lomasuunnittelu

Arc Peoplessa käyttäjät pääsevät lisäämään poissaolojaan/lomatoiveitaan, ja esimiehet voivat tarkastella ja hyväksyä niitä. Käyttäjä valitsee poissaololleen syyn, jonka jälkeen järjestelmä tarkistaa käytettävissä olevan saldon ja estää varauksen mikäli saldo ylittyisi. Poissaololle voi myös kirjoittaa lisätietoja, kuten esim. sijaisen. Nämä tiedot näkyvät hyväksyjän lisäksi myös tiimiraportissa.

Lomasuunnittelu-moduulissa on myös hyväksyntänäkymä, joka näyttää kaikki käyttäjän syöttämät poissaolot ja lomavaraukset esimiehelle, joka voi hyväksyä ne. Tavallinen käyttäjä näkee ruudusta onko poissaolo hyväksytty. Loma- ja poissaololuokat ovat asiakaskohtaisesti määritettävissä ja järjestelmässä voidaan ylläpitää erilaisia saldorajoja. Järjestelmä osaa laskea lomien sisältämät arkipäivät ja pitää yllä ajantasaista tietoa käytettävissä olevista saldoista.

Palkkasuunnittelu ja palkantarkistukset

Arc Peoplella palkantarkistusprosessi hoituu nopeasti ja helposti. Arcin palkkasuunnittelumoduuli on palkantarkistusten suunnitteluun, korotusehdotusten vaikutusten simulointiin ja tarkistusprosessin toteutukseen tarkoitettu sovellus. Sen avulla yrityksen palkankorotuksiin budjetoitu summa jaetaan organisaatioyksiköittäin ja henkilöittäin.

Järjestelmään määritellään budjetoidut korotusprosentit maittain ja/tai liiketoimintayksiköittäin. Kyseinen prosentti toimii ohjeellisena lähtökohtana kunkin esimiehen tehdessä ehdotuksia omien alaistensa palkantarkistuksiin. Palkankorotusehdotusten käytyä läpi hyväksyntäkierroksen muutokset päivitetään henkilöstön perustietoihin ja viedään integraation kautta palkkajärjestelmään tai vaihtoehtoisesti tuotetaan yhteenveto muutoksista palkanlaskentaa varten. Jokainen palkantarkistusprosessi historioituu järjestelmään, josta voi tarkastella palkkojen kehitystä.

Työsuhteen päättyminen

Päättökeskustelu

Käyttäjän työsuhteen päättyessä järjestelmässä täytetään työsuhteen päättämisen lomake, johon esimies kirjaa päätöksen syyn sekä sen yhteydessä sovitut asiat. Lomakkeeseen voidaan liittää hälytystoiminto, joka kertoo työsuhteen päättymisestä tarvittaville tahoille, kuten palkanlaskentaan.

Käyttäjille on olemassa irtisanoutumistoiminto, jolla työntekijä voi välittää irtisanoutumisensa ja sen syyn esimiehelle ja HR:lle. Lomakkeella työntekijä voi ilmoittaa tarpeistaan liittyen verokortin palautukseen, palkkatodistukseen sekä työtodistuksen eri ominaisuuksiin (arviointi, työsuhteen päättymisen syy). Prosessiin kuuluu myös esimiehen hyväksyntä, jonka jälkeen lomake on tulostettavissa ja allekirjoitettavissa.

Organisaatiotietojen Ylläpito

Järjestelmä muistaa työntekijälle osoitetun omaisuuden ja muistuttaa näiden palauttamisesta. Jos jokin jää palauttamatta, järjestelmä lähettää siitä ilmoituksen esimiehelle.

Työtodistus

Arc Peoplessa työtodistus hoituu sujuvasti työsuhteen päättämisprosessin mukana.
Työsuhteen alkamis- ja päättymisajankohdat sekä työnkuva viedään työtodistuslomakkeelle automaattisesti. Lomakkeella voi myös valita täytetäänkö tiedot työsuhteen päättymisen syistä, sekä arvioidaanko työn suorittaminen.

Järjestelmässä voidaan toteuttaa myös niin sanottu väliaikainen työtodistus. Työntekijän siirtyessä yhtiön sisällä tehtävästä toiseen, esimies kirjoittaa lyhyen työtodistuksen alaisen hoitamasta tehtävästä. Väliaikaisen työtodistuksen tiedot ovat siirrettävissä työsuhteen päättyessä annettavaan todistukseen.

Tietojen päivitys

Työsuhteen päätyttyä työntekijän käyttäjätunnus voidaan deaktivoida, ja asiakaskohtaisesti sovitut tiedot poistuvat välittömästi. Muut arkistoitavat tiedot poistuvat automaattisesti kahden vuoden kuluttua irtisanomisesta, kun niitä ei ole enää tarpeen säilöä. 10 vuoden kuluttua järjestelmässä on tallella enää lain mukaan tarvittavat tiedot.

Henkilöstön kehittäminen HRD

Joustava tapa kehittää ihmisiä

Arc People kattaa kaikki tarvitsemasi työkalut henkilöstön kehittämistä varten. Arc Peoplella pidät huolta että työntekijöiden toimekuvat, osaaminen ja kehittymistoiveet vastaavat yrityksesi tarpeita ja päinvastoin.

Tavoitteet ja palkitseminen

Arc Peoplessa henkilö voi kuulua tavoiteryhmiin, kuten myyntitiimiin. Tavoiteryhmällä on tietyt tavoitteet organisaation, toimialan, tiimin jne. mukaisesti. Lisäksi jokaiselle yksilölle voidaan asettaa henkilökohtaisia tavoitteita. Tavoitteet sekä kauden aikana niiden toteumat päivitetään massasyöttönä järjestelmään pääkäyttäjien toimesta.

Arc People mahdollistaa henkilöstön suoriutumisen perusteella maksettavien palkkioiden laskennan automatisoinnin. Palkitseminen sitoutuu ryhmä- ja yksilötavoitteiden toteumiin.

Järjestelmä laskee automaattisesti annettujen tavoitekohtaisten saavutusasteiden perusteella henkilölle sekä tavoitekohtaisen palkkiototeuman että tulospalkkion kaikista tavoitteista. Palkkio ilmaistaan prosentteina sekä myös rahallisena korvauksena, mikäli palkkatiedot on tallennettu järjestelmään. Palkkiot hyväksytetään asiakkaan oman käytännön mukaisesti. Palkkiotiedot voidaan siirtää automaattisesti integraation avulla palkkajärjestelmään prosessoitaviksi.

Toimenkuvien hallinta

Arc Peoplessa jokaisella henkilöllä on henkilökohtainen toimenkuva, joka versioidaan muutosten seurannan mahdollistamiseksi. Toimenkuvan avulla henkilön eri roolien tehtävävastuut jaetaan ja asetetaan ajankäyttöjärjestykseen. Toimenkuvassa lisäksi huomioidaan varavastuut sekä luottamustehtävät.

Järjestelmä raportoi HR:lle toimenkuvan muutoksista. Eri roolien toimenkuvista on myös mahdollista tehdä kirjasto, jota HR ylläpitää helpottamaan esimiesten työtä.

Kehityskeskustelu

Arc Peopleen on koottu kaikki kehityskeskusteluissa tarvittavat työkalut toimenkuvan ja työtehtävien määrittelylle ja tarkistuksille, vuosittaisten tavoitteiden ja mittareiden sopimiselle, suoritusarvioinneille ja kehityssuunnitelmien laatimiselle.

Kehittyminen-lomake on luotu esimiehen ja alaisen välisen kehityskeskustelun käymiseen ja dokumentointiin. Kehittymistä seurataan keskusteluraportilla, joka on tilanneraportti kehityskeskusteluista ja tavoitteiden toteutumisesta eriteltynä kehityskeskusteluosioittain ja tavoitekohtaisesti.

Arc Peoplessa on myös mahdollista sähköistää asiakkaan oma kehityskeskustelulomake.

Osaamisen hallinta

Osaamisprofiilit luodaan roolikohtaisesti. Työntekijällä voi olla lukuisia rooleja järjestelmässä. Esimiehen ja asiantuntijan –roolit toimivat hyvinä esimerkkeinä. Järjestelmässä competence managerit voivat luoda rooleja ja osaamisprofiileja rooleille.

Työntekijät kartoittavat osaamisensa subjektiivisella arvioinnilla järjestelmässä itse. Tämän jälkeen esimies arvioi yksilöt ja käy heidän kanssaan kehityskeskustelun osana kehittymissuunnitteluun tähtäävän keskustelun (kehittymissuunnitelma).

Esimiehille järjestelmä tarjoaa Rooliraportin, jossa kunkin tiimiläisen osaamisvahvuudet ja kehittymiskohteet nousevat esiin. Lisäksi resurssipäällikköjä ja esimiehiä hyödyttää Osaajahaku-toiminnallisuus, johon voidaan luoda valmiita hakupohjia erilaisille profiileille.

Johdon osalta järjestelmä tarjoaa Osaamismatriisin, jossa organisaatioyksikköjen tai eri toimialojen ydinosaamiset ovat vertailtavissa.

Kehittymissuunnittelu ja koulutusten hallinta

Arc Peoplessa henkilön kehittymiseen ja koulutukseen liittyvät toimenpiteet hoituvat Opintokortti –nimisellä toiminnallisuudella. Opintokortti on jaettu suunnitelmiin ja toteumiin. Edellä mainitut taas on jaettu sertifikaatteihin, ryhmässä tehtäviin tai yksilöllisiin. Näin ollen tulityökorttikoulutus liittyy sertifikaattikoulutukseen. Esimiespäivät esimerkiksi taas kuuluvat HR:n massana tekemiin suunnitelmiin. Uuden tuotteen myyntikoulutus voi taas tapahtua työssä oppimisena yhdessä kollegan kanssa ja tämä taas on yksilöllinen kehittymissuunnitelma.

Toteutuneet kehittymistoimenpiteet jaetaan vastaaviin ryhmiin. Sekä suunnitelmista että toteutumista saadaan organisaatio, tiimi ja yksilötasoisia raportteja. MyArc –työpöydällä on myös kehittymissuunnitteluraportti graafisena.

Suorituksen johtaminen

Työsuorituksen arvioinnin tai henkilökohtaisen palkanosan arviointilomakkeen avulla arvioidaan eri näkökulmista työntekijän suoriutumista työssään. Näitä ilmentymiä ovat mm. HEKO, IPE, ELPA, TSA jne. Tavoitelomakkeella kirjataan tulevan tuloskauden tavoitteet ja arvioidaan miten on suoriuduttu menneestä kaudesta. Toimenkuvamäärittelyt listaavat tiedot kunkin toimen tarkoituksesta, päätehtävistä ja vastuista.

Sertifikaatit

Arc People pitää huolta että henkilöstön luvat ja osaaminen pysyvät ajan tasalla. Järjestelmä muistuttaa puuttuvista sertifikaateista ja ilmoittaa jos sertifikaatin voimassaolo päättyy ja se täytyy uusia.

Yksi sertifikaatti voi muodostua seuraavanlaisista komponenteista: osaaminen (projektisuunnittelu), peruskoulutus (insinööri amk), kokemus (projektipäällikkökokemus), kyky (näkökyky, kuuloaisti tms.), jatkokoulutus (kurssi A). Jokaisella em. osa-alueella voi olla oma sertifioijansa ja lopuksi laatuorganisaatio tai esimies hyväksyvät sertifikaatin voimaan. Yksi sertifikaatti voi toki myös muodostua yhdestä aihepiiristä kerrallaan mm. ensiapukortti vaatii määräajoin käytävän jatkokoulutuksen.

Arc People –järjestelmästä on helppo osoittaa pätevyyksien voimassaolo ja seuraavaksi vanhentuvat pätevyydet, niin yksilö- kuin organisaatiotasollakin.

CV-tietojen automatisointi

Arc Peoplessa asioluettelot voidaan muodostaa reaaliajassa.  Näin henkilön CV:lle saadaan ajantasainen kokemus-, osaamis-, koulutus- ja pätevyystieto. Lisäksi tarpeesta riippuen erilaisia projekti yms. tietoja voidaan valita mukaan tarvittaessa. CV-tiedot voidaan julkaista myös suoraan Arc Peoplesta asiakkaan nettisivuille.

Työkyvyn hallinta

Arc -järjestelmä tukee työkyvyn johtamista ja sen hallintaprosessin automatisointia. Järjestelmästä löytyy toiminnot työkyvyn seurantaan, arviointiin, varhaiseen tukeen ja toimenpiteiden sopimiseen. Työkyvyn hallinnan moduulilla voi hallita, tilastoida ja raportoida poissaoloja, käsitellä työkyvyn kartoitukseen (TYKY) sekä varhaiseen tukeen (VATU) liittyviä lomakkeita.

Lisäksi järjestelmällä voi hallita käyttäjien kunto- ja lakisääteisiä terveystarkastuksia. Järjestelmän käyttäjille voidaan myös asettaa tarvittavat roolit ja käyttöoikeudet prosessiin osallistumista varten, kuten esim. esimies, työkykykoordinaattori ja työterveyshuolto.

Juha Nurmela
Ratkaisujohtaja

Puh: +358 40 90 000 74
Email: juha.nurmela [at] arctechno.com

Yhteydenotto

Seuraa meitä somessa

Pääkonttorimme sijaitsee Espoon Otaniemessä osoitteessa

Tekniikantie 14,
02150 Espoo,
Innopoli 2, 4 krs

Kuopion toimistomme sijaitsee osoitteessa

Microkatu 1,
70210 Kuopio
Technopolis

info [at] arctechno.com

Arc: +358 9 4242 990
Support: +358 40 0900 085