ARC KIDE HR-järjestelmä

Arc Kide HR-järjestelmä tukee henkilöstöjohtamisen ja suorituksen johtamisen eri tasoja. Kide HR-järjestelmä kattaa toiminnallisuudet koko työsuhteen elinkaarelle aina rekrytointivaiheesta työsuhteen päättymiseen ja exit-kyselyihin saakka. Ratkaisusta on mahdollisuus ottaa eri osa-alueita moduulimuotoisesti käyttöön, kuten esimerkiksi koulutusten hallinta, osaamisen hallinta, kehityskeskustelut ja varhaisen puuttumisen malli. Useimpia toimintoja voidaan muokata asiakkaan prosessien mukaisesti.

Järjestelmään voidaan myös joustavasti lisätä asiakkaan tarvitsemia toimintoja. Sähköiset itsepalvelutoiminnot parantavat läpimenoaikoja, vähentävät virheitä ja poistavat manuaalisen työn tarvetta. Kide HR-järjestelmä on helposti ja joustavasti integroitavissa asiakkaan taustajärjestelmiin. Tyypillisesti integraatioita toteutetaan esim. palkkajärjestelmään ja AD-tietoihin. Integraatiotarpeet kartoitetaan aina yksilöllisesti asiakkaan kanssa käyttöönottovaiheessa.

TYÖELINKAARI HRM

Joustava tapa johtaa ihmisiä – Muotoutuu yrityksesi prosesseihin

KIINNOSTUITKO?

TUTUSTU JÄRJESTELMÄN TOIMINNALLISUUKSIIN

KIINNOSTUITKO?

KYSY LISÄTIETOA

Työelinkaari HRM

Työsuhteen aloitus

Rekrytointi

Arc Kide HR-järjestelmän kautta voidaan luoda työnhakuilmoitus sekä julkaista se intraan ja/tai nettisivuille. Nettisivujen kautta hakijat voivat jättää sähköisen hakemuksen järjestelmään. Pääkäyttäjä voi muokata hakulomakkeen jokaiseen hakuun erikseen ja hakulomakkeen kenttien perusteella voidaan tehdä hakijavertailua saapuneiden hakemusten välillä.

Hakijoille voidaan lähettää massaviestejä hakuprosessin etenemisestä ja valinnasta. Valitun henkilön tiedot siirtyvät hakemukselta suoraan työsopimukselle ja perustiedoiksi järjestelmään.

Ennen hakuprosessia voidaan myös hyväksyttää rekrytointilupa.

Työsopimus
Kide HR-järjestelmässä voidaan tehdä työsopimuksia, joiden pohja ohjaa esimerkiksi esimiestä oikean TES:n mukaisesti. Työsopimustulosteeseen saadaan halutessa organisaation oma rakenne ja logo. Työsopimukselle voidaan määrittää organisaation oma käsittely- ja hyväksymisketju.

Perustiedot ja CV
Henkilön perustiedot tulevat järjestelmään hakemuksen, työsopimuksen tai esimerkiksi palkkajärjestelmäliittymän kautta. Jokainen voi muokata omia tietojaan organisaation määrittelemien sääntöjen mukaan.

Perustietojen avulla saadaan järjestelmästä tulostettua valituista tiedoista yhtenäiset CV:t esimerkiksi tarjouksien liitteeksi. Perustietoihin voidaan tuoda myös esimerkiksi palkkatietojen listaus esimiestyön tueksi.

Perehdyttäminen
Organisaation perehdytyksen helpottamiseksi ja todentamiseksi Arc Kide HR-järjestelmään on rakennettavissa perehdytysohjelmia. Perehdytysohjelmat rakentuvat erilaisten perehdyttämisalueiden kokoelmista ja opeteltavaa tietoa on linkitettävissä perehdytykseen esimerkiksi intran ohjeistokirjastosta. Perehdytystehtävät aikataulutetaan ja vastuutetaan, jolloin niiden seuraaminen ja todentaminen on helppoa.

Työsuhteen hallinta

Työsuhteen muutokset ja hyväksymisketju
Perustietoihin kertyy työkokemusrivejä, jotka jäävät historiatiedoksi ja ovat siirrettävissä eteenpäin esimerkiksi työtodistukselle. Työsuhteen muutoksia varten voidaan tehdä lomake, jolla muutoksia hyväksytetään tietyn hyväksymisketjun kautta.

Organisaatiotietojen ylläpito
Henkilötiedot järjestelmässä suojataan pääsääntöisesti organisaatiosuojauksen avulla, jossa henkilön tiedot näkee vain hänen esimiehensä ja halutessa esimiehet ylöspäin ketjussa. Myös hyväksymiset menevät pääsääntöisesti organisaatiorakenteen mukaisesti. Organisaatiot perustuvat esimies-alaisketjuun sekä halutessa esimerkiksi kustannuspaikkajakoon.

Työntekijät, joiden työsuhde on päättynyt, siirretään ”päättyneet työntekijät” organisaatioon, jossa heidän tietonsa säilyisivät myöhempää tarkastelua varten, mutta eivät vaikuta nykytilanteen raportointiin.

Henkilötietojen raportointi
Raportointiin voidaan käyttää Arc Kide HR-järjestelmän omaa raportointityökalua, jonka avulla raportteja voidaan rakentaa kaikesta järjestelmään tallennetusta tiedosta. Järjestelmän omalla raportointityökalulla tiedot saa listattua ja soveltuvin osin esitettyä myös graafisesti sekä pivot-raporttina. Lisäksi järjestelmään voidaan luoda helppokäyttöisiä ja graafisesti helppolukuisia SSRS-raportteja esimerkiksi esimiesten käyttöön.

Lomien ja poissaolojen anominen ja raportointi
Lomat ja muut poissaolot anotaan lomakkeella, joka menee automaattisesti esimiehelle käsiteltäväksi. Esimies voi hyväksyä, hylätä tai palauttaa anomuksen työntekijälle. Lomasuunnittelua varten esimiehen käytössä voi olla raportti, jolla hän näkee jo hyväksytyt ja anotut lomat.

Työsuhteen päättyminen

Työtodistus
Työsuhteen päättyessä järjestelmästä voidaan tulostaa työtodistus, joka voidaan työsopimuksen tapaan räätälöidä organisaation omaan ilmeeseen. Työtodistukseen voidaan sisällyttää kaikki henkilön työkokemukset eri rooleissa. Myös työtodistus voidaan määritellä käytäväksi ennalta sovitun hyväksymisketjun läpi.

Irtisanoutuminen ja päättökysely
Lähtevä työntekijä voi tehdä irtisanoutumisilmoituksen järjestelmän kautta. Irtisanoutumisesta voidaan välittää tieto myös tarvittaville tahoille kuten IT:lle tunnusten sulkemista varten.

Työntekijälle, joka on irtisanoutunut tai jonka määräaikaisuus on päättymässä, voidaan lähettää lähtökysely tai tallentaa esimiehen kanssa käytävä lähtökeskustelu.

Henkilöstön kehittäminen HRD

Pätevyydet ja sertifikaatit
Olemassa olevat tai koulutusten myötä saavutettavat pätevyydet voidaan tallentaa järjestelmään sekä seurata niiden voimassaoloa. Umpeutuvista pätevyyksistä tai luvista voidaan lähettää viesti työntekijälle, esimiehelle tai HR:lle uusimista varten.

HR:n käytettävissä on myös raportti pätevyyksistä ja niiden umpeutumisajoista, jotta koulutuksia voidaan suunnitella riittävän ajoissa

CV-automaatio
HR-järjestelmä koostaa henkilön CV:n eri tietojen pohjalta. Näitä tietoja ovat henkilötiedot, työuratiedot, aikaisempi työkokemus, koulutus, muu osaaminen sekä pätevyydet. CV voidaan tulostaa yksittäisestä työntekijästä tai valitusta työntekijäjoukosta ja sen saa suoraan pdf-muotoon tai vielä muokattavaksi Wordina. Lomakkeiston avulla työntekijä voi myös tarkastaa ja täydentää omat tietonsa.

Palkitseminen
Tuloskorttikohtaisesti voidaan määritellä palkitsemisryhmiä ja sitoa henkilöt ko. ryhmiin. Ryhmien osalta osa palkitsemisesta periytyy yritystason tuloskorteista ja osa henkilökohtaisista tavoitteista. Näitä painoarvoja voidaan muuttaa palkitsemisryhmittäin ja kausikohtaisesti.

Kehityskeskustelut ja suorituksen johtaminen
Työntekijä pääsee esitäyttämään kehityskeskustelulomakkeen heti, kun hänelle on tullut ilmoitus perustetusta kehityskeskustelusta. Käydyt kehityskeskustelut tallentuvat järjestelmään.

Henkilön tavoitteet voidaan kytkeä ylemmän tason (osaston, koko organisaation) tavoitteisiin. Tavoitteet ovat mitattavia ja vuodet verrattavissa toisiinsa. Lisäksi lomakkeistoon kuuluu koulutus-, kehittymis- ja urasuunnittelulomakkeet. Lomakkeistoon voidaan asiakaskohtaisen tarpeen mukaan lisätä lomakkeita esimerkiksi osaamisen arviointiin.

Pääkäyttäjä voi massa-aktivoida organisaation kehityskeskustelut ja seurata keskustelujen tilaa. Lisäksi HR pystyy ottamaan järjestelmästä koontiraportteja esimerkiksi kehityskeskustelujen käyntiasteista ja koulutustavoitteista.

Osaamisen hallinta
Arc Kide HR-järjestelmä mahdollistaa osaamisen hallinnan kolmella eri mallilla. Järjestelmä tarjoaa seuraavat mallit:

  • Suorituksen johtamisen keskustelun yhteydessä käytävä osaamisenarviointi
  • Roolipohjainen osaamisprofilointi
  • Osaamisten tallentaminen ilman tasoarviointia osaamishakua varten.

Koulutusten hallinta ja koulutuskalenteri
Organisaation sisäiset koulutukset voidaan tallentaa HR-järjestelmään ja julkaista ne esimerkiksi intranettiin upotettavassa koulutuskalenterissa. Koulutuskalenterissa näkyy koulutustapahtumat ja –kokonaisuudet sekä halutessa infotietona suunnitteilla olevat koulutukset.

Koulutuksiin voi koulutuskalenterin kautta ilmoittautua tai perua ilmoittautumisensa itsepalveluna ajasta riippumatta.

Koulutusten hallinnan kautta voidaan koulutuksille käydä merkitsemässä osallistumis- ja suoritustiedot sekä raportoida koulutuksiin osallistumisia esimerkiksi verovähennystä varten.

Työhyvinvointi
Arc Kide HR-järjestelmässä työhyvinvointi keskittyy yksilön työkyvyn ja hyvinvoinnin systemaattiseen seurantaan ja kehittämiseen. Kokonaisuus koostuu hyvinvoinnin pulssimittauksista, uhka- ja vaaratilanteiden arvioista, varhaisen puuttumisen ja työhön paluun prosessista sekä kehityskeskusteluissa käsiteltävästä työtyytyväisyydestä.

Työkyvyn hallinta
Koko varhaisen tuen prosessi voidaan hoitaa Arc Kide HR-järjestelmän avulla. Järjestelmä laskee joko sinne tallennettavat tai palkkajärjestelmästä tuotavat sairauspoissaolopäivien määrät ja hälyttää sovittujen rajojen ylittymisestä sekä avaa lomakkeen keskustelulle. Keskustelulomakkeelle voidaan tallentaa kahdenkeskinen keskustelu, työkykyneuvottelu tai seurantakeskustelu.

Järjestelmään voidaan myös tallentaa tieto Kela-lausuntojen lähettämisestä tai hälytyspäiväseurannasta.

Lomake-editori ja kyselytyökalu
Arc Kide HR-järjestelmä sisältää kyselytyökalun, jolla kyselyt voidaan kytkeä kiinteäksi osaksi erilaisia HR-prosesseja. Kyselytyökalun avulla voidaan raportoida kyselyjen tulokset helposti ja nopeasti ja seurata työhyvinvoinnin ja työntekijäkokemuksen kehittymistä erilaisten fiilismittareiden avulla.

Rekrytointien yhteyteen on mahdollista luoda hakijoille lähetettävä palautekysely rekrytointiprosessista. Perehdytysjakson päätteeksi voidaan selvittää perehdytyksen onnistumista mittaava perehdytyskysely. Poislähteville työntekijöille on mahdollista toteuttaa exit-kysely työsuhteen päättyessä. Lisäksi asiakkaillamme on käytössä mm. 360°-kyselyitä esimiestyön arvioimiseksi. Voit myös luoda omia lomakkeita erilaisia tarpeita varten, yhtenä esimerkkinä voidaan mainita asiakasorganisaatiomme toteuttama työsuojeluvaalien äänestys.

Juha Nurmela

Ratkaisujohtaja

Puh: +358 40 90 000 74

Email: juha.nurmela [at] arctechno.com

Yhteydenotto

3 + 14 =

Seuraa meitä somessa

Pääkonttorimme sijaitsee Espoon Otaniemessä osoitteessa

Tekniikantie 14,
02150 Espoo,
Innopoli 2, 4 krs

Kuopion toimistomme sijaitsee osoitteessa

Microkatu 1,
70210 Kuopio
Technopolis

info [at] arctechno.com

Arc: +358 9 4242 990
Support: +358 40 0900 085